SEÇÃO ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO
HORÁRIO DE ATENDIMENTO: 7h – 12h / 13h – 16h
Sala 113
CONTATOS DA SEÇÃO ADMINISTRATIVA
Telefone: (31) 3409-4942
e-mail: smpatr@coltec.ufmg.br
RESPONSÁVEIS:
Adriano Tomé Pereira – adrianotome@teiacoltec.org
Wagner Martins – wagnercoltec@teiacoltec.org
Telefone: (31) 3409-4942
E-mail institucional: smpatr@coltec.ufmg.br
ATRIBUIÇÕES
Almoxarifado
● Receber, conferir e arquivar documentos emitidos por outras Seções, Setores e/ ou Unidades relacionados ao Almoxarifado
● Receber e conferir o material adquirido, emitindo documentos de responsabilidade. Quando for o caso, solicitar ateste técnico do solicitante do material específico.
● Codificar e lançar nos sistemas de controle o material adquirido, emitindo documentos de responsabilidade
● Conferir Nota Fiscal emitida em nome da Unidade – Razão Social, data, descrição do material/ serviço e valor, em conformidade com o empenho emitido pelo Coltec
● Encaminhar ao Setor de Contabilidade as Notas Fiscais e/ou Faturas para pagamento, devidamente conferidas e em tempo hábil
● Distribuir aos interessados ou requisitantes, o material de uso comum e/ou específico, emitindo documentos de responsabilidade
● Controlar legalmente a saída de material e o Estoque do Almoxarifado
● Emitir os Balancetes Mensais efetuando os lançamentos nos Sistemas devidos
● Elaborar a Previsão de Compra de material de uso comum e/ ou de necessidade do Setor para distribuição
● Emitir, informar e arquivar Relatórios de Material/ Serviço
● Prestar assessoria à Comissão de Balanço
● Elaborar o processo de Balanço Anual da Unidade
● Elaborar o arquivo do Setor
● Prestar informações e fornecer documentos quando solicitados por Setores de Controle
● Gerenciar, operar e alimentar o Programa ALX.
● Expedir correspondência relacionada ao setor de almoxarifado
● Cobrar das Empresas Material com prazo de entrega vencido em conformidade com as Notas de Empenhos emitidas
● Providenciar junto às empresas troca de material e/ ou documento entregue e/ ou recebido indevidamente no Almoxarifado
● Devolver material e/ ou documento em desacordo com a Nota de Empenho
● Contagem freqüente de todo o estoque do Almoxarifado, objetivando o controle físico.
● A responsabilidade da S. de Almoxarifado e Patrimônio é designada pelo documento do SIAFI.
● A Instrução normativa n. 205, de 08 de abril de 1988 estabelece o aspecto legal referente a administração de materiais no serviço público federal.
● Eventualmente, deslocar com algum volume de materiais para o Almoxarifado.
Patrimônio
Receber as notas fiscais da seção de contabilidade e gerar no sistema as plaquetas numéricas de controle patrimonial para bem adquirido pela Unidade;
Recebimento de bens para tombamento;
Arquivar as notas fiscais juntamente aos Termos de Responsabilidade assinado pelo responsável pelo bem;
Receber das Fundações de Apoio os Termos de Depósito, coletar assinatura com o responsável pelo projeto e encaminhar uma via para a Fundação que adquiriu o bem;
Gerar no sistema um o controle das plaquetas pelo modo, Comodato, para os bens recebidos das Fundações de Apoio, e fixar no bem (tombar como patrimônio do COLTEC);
Emitir por meio do sistema o Termo de Responsabilidade por Comodato, pegar a assinatura do responsável pelo projeto e fixar a plaqueta no bem.
Arquivar os termos de responsabilidades e os termos de Depósitos assinados;
Emitir relatórios de Fechamento Mensal, colher assinatura dos diretores da Unidade e encaminhar esses relatórios a seção de Contabilidade;
Realizar no sistema procedimentos relativos ao controle de transferências internas de bens, assim como emitir Termo de Responsabilidade a ser assinado pelos responsáveis. Realizar o arquivamento do Termo de Responsabilidade assinado;
Realizar nota de movimentação para transferências externas e encaminhar via malote no ato da retirada do bem;
Acompanhar processo de transferência externa: aceite da Unidade de destino, emissão do termo de responsabilidade pela Unidade recebedora, controle do recebimento e arquivo no COLTEC do Termo de Responsabilidade assinado pelo responsável pelo bem da Unidade de destino;
Enviar ofício à Diretoria da Unidade para criação de comissão de inventário.
Gerar os relatórios e os entregar ao presidente da comissão,
Anualmente, ou quando se fizer necessário, atualizar no sistema as informações relativas aos relatórios patrimoniais dos setores
Promover ações para a manutenção e controle dos bens móveis da Unidade, tais como: recuperar plaquetas de bens; destinar bens irrecuperáveis ao desfazimento, etc).
No final do inventário, emitir outros relatórios com as alterações já feitas e encaminhar para o presidente da comissão, para que ele possa fazer o relatório do serviço prestado e encaminhar para o conhecimento do Diretor do Colégio. Realizar o arquivamento deste documento na seção de patrimônio.
Emitir um relatório de fechamento anual para a seção de Contabilidade.
Quando necessário, carregar equipamentos do carro oficial para a Unidade e vice-versa; ou deslocar para algum Setor.
